Formulare [basics]: Datenblattansicht effizient nutzen

Die Datenblattansicht ist die schnellste Methode, um viele Datensätze auf einen Blick zu überblicken und zu bearbeiten. In diesem Artikel zeigen wir, wie Du ein Hauptformular mit einem Unterformular kombinierst, das die Daten der Tabelle tblBuecher in der Datenblattansicht anzeigt. Das Hauptformular stellt Schaltflächen bereit, mit denen Du einen neuen Datensatz anlegen oder den aktuell markierten Datensatz löschen kannst.

Beispieldatenbank

Die Beispiele dieses Artikels findest Du in der Datenbank FormulareBasics_DatenblattansichtEffizientNutzen.accdb.

Das Datenmodell

Das Datenmodell unserer Beispieldatenbank enthält die Tabelle tblBuecher als zentrale Tabelle. Sie ist mit den Lookup-Tabellen tblVerlage, tblKategorien und tblGenres über die Fremdschlüsselfelder VerlagID, KategorieID und GenreID verknüpft. Außerdem enthält tblBuecher ein Anlagefeld namens Bilder für Buchcover (siehe Bild 1).

Bild 1: Datenmodell für das Beispiel dieses Artikels

Das Unterformular anlegen

Wir beginnen mit dem Unterformular, das die Daten der Tabelle tblBuecher in der Datenblattansicht anzeigt. Dazu legen wir ein neues Formular über den Ribbonbefehl Erstellen|Formulare|Formularentwurf an.

Als Datensatzquelle wählen wir im Eigenschaftenblatt des Formulars eine Abfrage namens qryBuecherDatenblatt auf Basis der Tabelle tblBuecher aus. Diese enthält nur die Felder, die wir im Unterformular anzeigen wollen, und sortiert diese nach dem Buchtitel (siehe Bild 2). Wir lassen hier zum Beispiel die Felder Inhaltsangabe und Bilder weg, da deren Anzeige in der Datenblattansicht nicht sinnlos ist.

Bild 2: Abfrage für das Unterformular in der Datenblattansicht

Anschließend öffnen wir die Feldliste über den Ribbonbefehl Entwurf|Tools|Vorhandene Felder hinzufügen und ziehen alle gewünschten Felder in den Detailbereich des Formularentwurfs.

Damit das Formular in der Datenblattansicht erscheint, stellen wir die Eigenschaft Standardansicht im Eigenschaftenblatt des Formulars auf den Wert Datenblatt ein. Diese Eigenschaft findet sich auf der Registerkarte Format des Eigenschaftenblatts. Wie wir die Felder im Entwurf anordnen, spielt dabei keine Rolle – in der Datenblattansicht werden die Felder ohnehin in der Reihenfolge angezeigt, in der wir sie dem Entwurf hinzugefügt haben (siehe Bild 3).

Bild 3: Eigenschaft Standardansicht auf Datenblatt einstellen